Als personal assistant heb je een veelzijdige functie. Zeker in kleinere bedrijven gaat het niet alleen om agendabeheer en administratieve klussen, maar is het ook goed mogelijk dat je verantwoordelijk bent voor facilitair management. Iets waar iedere baas blij mee is, zijn mogelijkheden om kosten te besparen. Daarom hierbij vijf tips die kunnen bijdragen aan lagere kosten voor kantoorartikelen.
Koop tweedehands kantoormeubilair
Kantoormeubilair zoals bureaustoelen, bureaus en printers kunnen erg prijzig zijn. Maar is het ook wel nodig om alles nieuw te kopen? Het gaat hier om zeer degelijke producten die gemaakt zijn voor dagelijks intensief gebruik. En deze producten worden soms al na korte tijd verkocht omdat een organisatie verhuist, of failliet gaat. Vooral bij faillissementsveilingen liggen de prijzen vaak ver onder de standaardprijzen. Houd er wel rekening mee dat gekochte producten soms direct betaald en meegenomen moeten worden. Maak voorafgaand aan een veiling een lijst met artikelen die nodig zijn, zodat je je niet laat verleiden tot impulsaankopen.
Investeer in herbruikbare artikelen
Van veel kantoorartikelen zijn er ook goedkopere versies te koop, maar dit kan alleen maar meer geld kosten als deze artikelen vaak vervangen moeten worden. Daarom kan het beter zijn in een keer goed te investeren in materialen die herbruikbaar zijn, dan dingen te kopen die snel kapot gaan en constant vervangen moeten worden. Een voorbeeld hiervan zijn de naambadges voor medewerkers die direct klantcontact hebben. Vooral in branches met veel personeelswisselingen (maar ook voor evenementen) is het goedkoper om te kiezen voor herbruikbare naambadges. Deze badges met een luxe uitstraling én de mogelijkheid ze zelf te bedrukken zijn verkrijgbaar bij Naambadges.nl.
Besparen door gezamenlijke inkoop
Als personal assistant kun je al een hoop besparen op de inkoop door prijzen goed te vergelijken en bij aanschaf van producten of diensten altijd meerdere offertes op te vragen. Daarnaast krijg je vaak ook nog eens meer korting naarmate je meer afneemt, maar die grote hoeveelheden zijn niet altijd nodig. Overleg daarom met andere personal assistants of facilitair managers uit de regio of branche of jullie gezamenlijk kantoorartikelen kunnen inkopen. Hierbij kun je bijvoorbeeld denken aan kantoormeubilair, kopieerpapier en schrijfwaren.
Let op kopieer- en printkosten
Hoewel organisaties steeds meer gedigitaliseerd zijn, zijn printers en kopieermachines nog niet weg te denken uit de meeste kantoren. Een bedrukt a4-tje lijkt niet veel te kosten, maar er wordt nog wel eens onderschat hoeveel er afgedrukt wordt (met daarbij nog afdrukken die niet goed zijn). Deze kostenpost kan aanzienlijk verkleind worden door de aanschaf van duurzame printers die bij inactiviteit op slaapstand gaan, dit scheelt in stroomverbruik tot wel € 100,- per printer per jaar. Ook op papier en cartridges kan bespaard worden door standaard alles dubbelzijdig te laten printen in zwart-wit en voor intern gebruik dunner papier te gebruiken.
Je ziet dat je door wat uitzoek- en vergelijkwerk al een hoop kunt besparen, zonder dat er wordt ingeleverd op kwaliteit.