Menig secretaresse en managementassistent bekruipt regelmatig het gevoel dat managers of directeuren niet echt naar ze luisteren. Deze assistants zijn gedreven om verbeteringen aan te brengen in de werkprocessen en hebben hier vaak geweldig inzicht in. Maar hun enthousiasme staat weleens onder druk. Vanwege (schijnbaar?) gebrek aan belangstelling bij de directeur of manager(s) met wie ze werken.
Telkens presteren dezelfde collega’s het om op het laatste moment nog met te redigeren stukken aan te komen. Mensen wijzigen afspraken in hun agenda en geven dit doodleuk niet door aan jou als agendabeheerder. Bevoegdheden en verantwoordelijkheden rond risicomanagement worden niet helder. Directeuren geven tegenstrijdige signalen af over hun wensen ten aanzien van de notulen.
Dit soort zaken kosten je veel energie, die je verliest aan het telkens opnieuw pleiten voor een efficiëntere werkwijze. Of aan flinke (al dan niet opgekropte) irritatie! Verder begin je er wellicht aan te twijfelen of men je wel serieus neemt. Je zelfvertrouwen of het vertrouwen in anderen lijdt er misschien wel onder. En de organisatie? Die is vele uren kwijt aan de omslachtigheid in de samenwerking.
Een van de sleutels om het tij te keren ligt in je communicatie. En die begint bij voorwaarde #1 voor succesvol communiceren: je contact met de ander. In dit artikel geef ik je 5 tips om dat te verbeteren.
Tip 1. Realiseer je dat iedereen een andere belevingswereld heeft. In je enthousiasme ben je gauw geneigd om van wal te steken over jouw idee, of om jouw visie eens stevig te gaan beargumenteren. Maar stel dat iemand jou ineens ongevraagd van advies zou dienen over je kledingkeuze. Hoe zou je dat ervaren? Misschien gaapt er een groot gat tussen jouw belevingswereld en die van je collega. Iedereen kijkt weer anders tegen “de werkelijkheid” aan, en prioriteiten lopen soms uiteen. Alleen als je je daarvan bewust bent, kun je ervoor zorgen dat de verschillen boven tafel komen en overbrugd kunnen worden.
Tip 2. Vraag! Deze tip sluit naadloos aan op de vorige. “Eerst begrijpen, dan begrepen worden” is een van de 7 eigenschappen van effectief leiderschap volgens Steven Covey. Luister dus, stel vragen, vraag door en vat samen. Stel open vragen, die beginnen met “hoe”, “wie”, “wat”, “waar”, “wanneer”. Een waarom-vraag werkt meestal minder goed. Die kan een verdedigende reactie oproepen. Vraag liever “hoe komt het dat…” of “wat
maakt dat…”.
Tip 3. Creëer contactmomenten en stuur je aandacht. De dagelijkse hectiek zorgt er vast voor dat bijpraten er wel eens bij inschiet. Verwaarloos je dit structureel, dan geeft dat op langere termijn alleen maar tijdverlies. Zoek dus regelmatig aansluiting! Informeer bijvoorbeeld waar de ander mee bezig is bij die klant en hoe dat gaat. Of vraag hoe dat dagje zeilen was met man en kinderen. Wees je ervan bewust waar je aandacht is. Bij
jezelf? Bij ergernissen die je ook nog naar voren wilt brengen? Of bij de ander en zijn of haar verhaal? Échte belangstelling wordt herkend. Als je interesse voorwendt, merkt je collega dat ook.
Tip 4. Kies een effectieve gedragsstijl. Een resultaatgerichte collega zit niet te wachten op uitgebreide verhalen. Die houdt van korte klappen. Wees dan ook kort en bondig. Een initiatiefrijke, dominante doener daarentegen, heeft behoefte aan erkenning. Zo iemand raakt meer geïnteresseerd als jij je ook sterk opstelt en je verhaal met bevlogenheid brengt.
Tip 5. Wees je bewust van je non-verbale communicatie. Kijk de ander regelmatig aan. Door je naar hem toe te keren, toon je dat je belangstelling hebt voor wat de ander zegt. Vanzelfsprekend? Misschien. Wees je er in elk geval van bewust dat je computerscherm, je IPad of je smartphone behoorlijke aandachttrekkers kunnen zijn. Je spreektempo, de klank van je stem en je gezichtsuitdrukking zijn andere non-verbale manieren om aansluiting tot stand te brengen. Onderschat het belang van deze tip niet. Je non-verbale communicatie is veel meer van invloed op je overtuigingskracht dan je woorden. Met deze tips bouw je aan een zelfbewuste, plezierige en professionele uitstraling en aan prettig contact in de werkrelatie. Je kunt op deze basis van start met je argumentatie voor jouw visie op efficiency binnen de organisatie. Zo krijg je meer voor elkaar met minder energie!
Heleen ter Avest van InvestCoaching.nl voor het PA magazine.
