Vergaderen wordt door veel mensen gezien als tijdverspilling. Het nut van een vergadering wordt helaas nog niet door iedereen gezien en daarom voegen sommige mensen maar weinig toe tijdens een vergadering. Wanneer dit het geval is, is het tijd om eens kritisch naar jullie vergaderingen te gaan kijken en een plan te maken voor een meer assertieve vergadering.
Door assertief te vergaderen sta je opener in de vergadering, ben je productiever en is jouw aandeel groter. Volg de volgende 4 stappen voor een productievere vergadering.
Voorbereiding is het halve werk
Bereid je goed voor. Lees je in de stukken, weet wie wat gaat zeggen en bepaal aan de hand van deze punten wat jouw inbreng wordt voor deze vergadering. Misschien heb je feedback, nieuwe ideeën of vragen. Gaat de vergadering beginnen? Zorg dan dat je op tijd aanwezig bent, zodat je een goede plek uit kunt zoeken, een plek waar je centraal zit en iedereen jou kan zien/horen.
Luister
Een van de aller belangrijkste handelingen is om naar anderen te luisteren. Luister wat een ander te zeggen heeft en ontvang deze informatie actief. Misschien heb jij aanvullen op wat iemand zegt, hoor je onjuistheden of tegenstellingen. Mocht je onjuiste informatie te horen krijgen tijdens een vergadering, reageer dan op een assertieve manier en niet op een agressieve manier. Zo is jouw inbreng het meest van toegevoegde waarde.
Praat
Heb jij over een bepaald onderwerp relevante informatie die je wilt delen met collega’s. Probeer deze informatie, zodra het onderwerp aangesneden wordt, te delen. Zo voorkom je dat er voor jouw inbreng geen tijd meer is of dat er een discussie ontstaat die niet van toegevoegde waarde is. Let er bij het praten op dat je duidelijk te verstaan bent. Praat net iets rustiger dan normaal maar vergroot uw stemgeluid wel iets. Ook jouw lichaamstaal is zeer belangrijk, zorg er dus voor dat deze overeen komt met wat jij te vertellen hebt. Om jouw informatie meer kracht bij te zetten zou je mensen aan kunnen kijken en waar nodig handgebaren kunnen gebruiken.
Tot slot
Aan het einde van de vergadering worden de actiepunten doorgenomen. Wees niet bang om een assertieve houding aan te nemen. Laat jouw toegevoegde waarde zien door een of enkele actiepunten op je te nemen. Tot slot zal er een vragenronde plaatsvinden. Deze ronde is er niet voor niets, managers willen namelijk ook graag weten waar mensen mee zitten of wat zich op de werkvloer afspeelt. Wees dus niet bang om kritische vragen te stellen.