Menig secretaresse en managementassistent bekruipt regelmatig het gevoel dat managers of directeuren niet echt naar ze luisteren. Deze assistants zijn gedreven om verbeteringen aan te brengen in de werkprocessen en hebben hier vaak geweldig inzicht in. Maar hun enthousiasme staat weleens onder druk. Vanwege (schijnbaar?) gebrek aan belangstelling bij de directeur of manager(s) met wie ze werken.
Telkens presteren dezelfde collega’s het om op het laatste moment nog met te redigeren stukken aan te komen. Mensen wijzigen afspraken in hun agenda en geven dit doodleuk niet door aan jou als agendabeheerder. Bevoegdheden en verantwoordelijkheden rond risicomanagement worden niet helder. Directeuren geven tegenstrijdige signalen af over hun wensen ten aanzien van de notulen.
Dit soort zaken kosten je veel energie, die je verliest aan het telkens opnieuw pleiten voor een efficiëntere werkwijze. Of aan flinke (al dan niet opgekropte) irritatie! Verder begin je er wellicht aan te twijfelen of men je wel serieus neemt. Je zelfvertrouwen of het vertrouwen in anderen lijdt er misschien wel onder. En de organisatie? Die is vele uren kwijt aan de omslachtigheid in de samenwerking. Een van de sleutels om het tij te keren ligt in je communicatie. En die begint bij voorwaarde #1 voor succesvol communiceren: je contact met de ander. In dit artikel geef ik je 5 tips om dat te verbeteren.
Tip 1. Realiseer je dat iedereen een andere belevingswereld heeft. In je enthousiasme ben je gauw geneigd om van wal te steken over jouw idee, of om jouw visie eens stevig te gaan beargumenteren. Maar stel dat iemand jou ineens ongevraagd van advies zou dienen over je kledingkeuze. Hoe zou je dat ervaren? Misschien gaapt er een groot gat tussen jouw belevingswereld en die van je collega. Iedereen kijkt weer anders tegen “de werkelijkheid” aan, en prioriteiten lopen soms uiteen. Alleen als je je daarvan bewust bent, kun je ervoor zorgen dat de verschillen boven tafel komen en overbrugd kunnen worden.
Het gehele artikel lees je in het PA.NL magazine, uitgave 12 (september 2012).
Let op! Het PA.NL magazine ontvang je alléén als je in het bezit bent van een PaCard. Heb jij nog geen betaalde PaCard? Bestel deze dan hier!