Pesten, treiteren en discriminatie komen vaker voor op de werkvloer dan je denkt. Daarnaast kunnen medewerkers te maken krijgen met persoonlijke problemen. Een veilige en respectvolle werkomgeving is erg belangrijk voor het welzijn en de productiviteit van de medewerkers in je bedrijf. In de moderne zakelijke wereld erkennen steeds meer organisaties het belang van het bieden van een platform waar werknemers hun zorgen kunnen uiten en problemen kunnen bespreken zonder angst voor repercussies. Externe vertrouwenspersonen spelen een belangrijke rol in het bewaken van deze veiligheid en het bevorderen van een cultuur van vertrouwen en openheid binnen bedrijven.
Wat is een externe vertrouwenspersoon?
Bedrijven kunnen een externe vertrouwenspersoon inhuren om een vertrouwde en neutrale ruimte te bieden waar medewerkers hun zorgen, klachten of problemen kunnen bespreken. Externe vertrouwenspersonen zijn onafhankelijke professionals die geen direct belang hebben bij de organisatie, in tegenstelling tot interne vertrouwenspersonen, die vaak directe collega’s zijn of deel uitmaken van het management. Externe vertrouwenspersonen helpen ervoor te zorgen dat werknemers zich vrij voelen om hun zorgen te uiten zonder angst voor bevooroordeelde behandeling.
Belangrijke functies van de externe vertrouwenspersoon
Externe vertrouwenspersonen zijn getraind in actief luisteren en het bieden van emotionele ondersteuning aan werknemers die met moeilijke situaties worden geconfronteerd. Dit kunnen situaties zijn die zich afspelen op de werkvloer, maar ook met persoonlijke problemen kunnen medewerkers terecht bij een externe vertrouwenspersoon. In sommige gevallen kan alleen een luisterend oor al genoeg zijn. De vertrouwenspersoon kan helpen bij het verhelderen van problemen, het verkennen van mogelijke oplossingen en het bieden van advies over verdere stappen die kunnen worden genomen.
Conflicten
In gevallen waarin conflicten tussen werknemers onderling of tussen werknemers en het management ontstaan, kunnen externe vertrouwenspersonen als bemiddelaars optreden. Door te helpen bij het identificeren van de kern van het conflict en het faciliteren van open communicatie, streven ze naar constructieve oplossingen die voor alle betrokken partijen aanvaardbaar zijn.
Preventie
Externe vertrouwenspersonen kunnen een actieve rol spelen bij het bevorderen van bewustwording over belangrijke kwesties zoals discriminatie, pesten en seksuele intimidatie op het werk. Ze kunnen trainingen verzorgen, informatie verstrekken over het bedrijfsbeleid en werknemers helpen bij het begrijpen van hun rechten en verantwoordelijkheden.
Een externe vertrouwenspersoon wordt een verplichting
In mei 2023 werd met een overtuigende meerderheid van de stemmen een nieuw wetsvoorstel aangenomen. Werkgevers met meer dan 10 medewerkers zijn verplicht om een externe vertrouwenspersoon aan te stellen. Daarmee wordt een vertrouwenspersoon verplicht in 2024. De wet noemt geen concrete opleidingsvereisten, maar de werkgever moet in de risico-inventarisatie en evaluatie de maatregelen beschrijven waaruit blijkt dat de vertrouwenspersoon over de juiste opleiding en deskundigheid en ervaring beschikt om de functie te kunnen uitoefenen.
De voordelen voor werkgevers
Als bedrijf heb je de verplichting om goed voor het welzijn van je medewerkers te zorgen. Stress kan zorgen voor een hoog ziekteverzuim. Voor werkgevers kunnen externe vertrouwenspersonen bijdragen aan het creëren van een positieve bedrijfscultuur waar open communicatie en respect voor diversiteit en inclusie worden aangemoedigd. Door het proactief aanpakken van problemen kunnen ze ook helpen bij het voorkomen van kostbare juridische geschillen en reputatieschade die voortkomen uit onopgeloste interne conflicten. Daarnaast bevordert het hebben van een vertrouwenspersoon een positief klimaat. Het personeel voelt zich gesteund en gehoord bij persoonlijke problemen of conflictsituaties. Hierdoor daalt het ziekteverzuim door stress. Ook verhoogt het de loyaliteit van de medewerkers waardoor ze productiever worden. Het aannemen van een externe vertrouwenspersoon is een strategische zet die je bedrijf robuuster maakt.
Vertrouwenspersoon bij kleine bedrijven
Niet bij ieder bedrijf is het mogelijk om te werken met een vertrouwenspersoon. Hoe kleiner het bedrijf, des te sneller weet je over wie of wat het gaat. Ook als men naar een vertrouwenspersoon met geheimhoudingsplicht gaat. Voor kleinere bedrijven zou het daarom de voorkeur hebben om een vertrouwenspersoon op brancheniveau te regelen.
Waar moet je op letten bij het zoeken naar een externe vertrouwenspersoon?
Er zijn meerdere dingen belangrijk bij het zoeken naar een vertrouwenspersoon. Allereerst is het belangrijk om iemand te vinden die beschikt over goede communicatieve vaardigheden en empatisch vermogen. Daarnaast mag deze persoon geen belangen hebben in het bedrijf. Hij of zij moet dus helemaal onafhankelijk zijn. De vertrouwenspersoon is het eerste aanspreekpunt voor medewerkers die willen praten over gevoelige kwesties. De vertrouwenspersoon moet in staat zijn om voor geheimhouding te zorgen en juist zijn opgeleid zodat hij of zij goed is voorbereid op de verschillende scenario’s die kunnen voorkomen. Maak gebruik van een vertrouwenspersoon bedrijf. Zij kunnen helpen om de juiste persoon op de juiste plaats te krijgen.