Er wordt veel vergaderd in Nederland. Onderzoek wijst uit dat maar liefst 40% tot 50% van de werktijd op gaat aan vergaderingen en meetings. Dan is het dus zaak effectief te zijn! Bilderberg heeft 10 tips voor u op een rijtje gezet, die helpen effectief te vergaderen.
1. Waar gaat het over?
Verspreid de agenda (inclusief bijlagen) van tevoren, zodat de deelnemers zich kunnen voorbereiden. Formuleer de doelen van de vergadering vooraf.
2. N(i)et op tijd
Begin op tijd en wacht niet op laatkomers, want dat verspilt de tijd van degenen die wel op tijd zijn. Sluit de deur!
3. Geen excuus voor een saaie vergadering
Zorg voor een voorzitter die de tijd en onderwerpen in de gaten houdt en creatieve vergadervormen stimuleert.
4. Kortom…
Sluit elk agendapunt af met een samenvatting, formuleer duidelijk de beslissingen en wijs actiepunten toe. Rond nadrukkelijk af.
5. Niet storen
Zorg ervoor dat de deelnemers niet gestoord worden tijdens de vergadering, laat telefoon en laptop uitzetten. Voor iedereen is bekend wanneer de meeting is afgelopen, dan kunnen ze weer bellen en mailen.
6. Koffietijd
Om de concentratie vast te kunnen houden, moet u regelmatig pauzeren, hoe interessant het onderwerp van de vergadering ook is. Met de versgemalen koffie van Bilderberg bent u direct weer alert.
7. Locatie voor inspiratie
Kies een geschikte locatie, passend bij de groepsgrootte. Een kleine ruimte met veel deelnemers benauwt, een grotere ruimte is comfortabeler en stimuleert meningsuiting.
8. Even centraal!
Adviseer bij tweegesprekken dat men elkaar buiten de vergadering opzoekt, zodat het groepsproces niet onnodig wordt vertraagd.
9. Met z’n allen
Stimuleer groepsdiscussies om alle standpunten en ideeën boven tafel te krijgen; zowel de kwaliteit van de beslissingen als de motivatie van de deelnemers neemt hierdoor toe.
10. Klaar!
Stop op tijd. Houdt u aan de agenda en laat een vergadering niet uitlopen. Niet alles behandeld? Plan dan een volgende vergadering.