Het Nieuwe Werken (HNW) brengt grote veranderingen met zich mee, uiteraard ook voor jou als secretaresse. HNW richt zich in eerste instantie op de plaats en rol van de werknemer binnen een organisatie maar zakelijke processen die het plaats onafhankelijk werken mogelijk moeten maken worden natuurlijk ook onder de loep genomen. Je hebt het dan al snel over beveiligde documenten, distributie voor mobiele werkers en daar hoort het vergaderproces ook bij. Goede kans dat, als het nog niet in jullie organisatie is toegepast, jouw leidinggevende binnenkort bij je zal aankloppen om je te vragen op zoek te gaan naar een goede applicatie die deze vorm van het nieuwe werken ondersteund en dus ook voor papierloos vergaderen want tenslotte sta jij en jouw expertise aan het begin van het vergaderproces. Er zijn een heleboel oplossingen in omloop dus waar moet je op letten?
Voordat ik deze vraag ga beantwoorden wil ik eerst bespreken waar vergaderplatforms niet handig zijn. Als je werkt in een informele organisatie waar vergaderen eigenlijk alleen bestaat uit het gezamenlijk bekijken van een powerpointpresentatie die tijdens de sessie voorzien wordt van commentaar en er dus geen formele uitwisseling van informatie plaatsvindt heeft een vergaderplatform geen zin. Je kunt dan volstaan met een platform onafhankelijke app (dus niet alleen ipad/ios maar ook Android en Windows 8). De initiatiefnemer van de vergadering kan dan zelf een vergadering uitschrijven en de informatie verspreiden.
Werkt jouw organisatie echter met een Document Management Systeem (DMS) waarin alle documenten staan die aan de verschillende vergaderingen worden aangeboden? Dan kun je nog een professionaliseringsslag maken door dit DMS te koppelen aan het papierloos vergaderen platform zodat met zo min mogelijk werk de informatie beschikbaar komt en er een relatie blijft met de brondocumenten.
Terug naar de vraag waar je op moet letten tijdens je zoektocht naar de juiste papierloos vergaderoplossing voor jouw organisatie. Kijk eerst naar de opbouw van het systeem want een goede oplossing bestaat niet alleen uit een losstaande vergaderapplicatie maar is een (private cloud) Platform dat verschillende processen ondersteund zoals een online beheersysteem voor de vergaderorganisator, verschillende modules om de noodzakelijke stukken klaar te maken voor verzending en een online documentbox voor de vergaderdeelnemer die via een app te openen is op een tablet of laptop. Deze opdeling zorgt voor korte communicatielijnen tussen organisator en deelnemers en maakt het platform zo veilig mogelijk: er wordt niets meer extern via email of applicaties als dropbox — gemakkelijk te openen deurtjes voor ngeautoriseerde personen — bewerkt of verzonden. Bovendien moet de informatie beheerd worden in een beveiligde, private cloud.
Een goed papierloos vergaderplatform (PVP) is opgebouwd uit en ondersteunt de volgende elementen:
De beheeromgeving:
Jij als vergaderorganisator werkt dus met de online applicatie op de desktop of laptop. Hierin moet je vast kunnen leggen welke vergadercategorieën er zijn, wie de vergaderdeelnemers zijn, wie secretariaatsrechten heeft en je moet hier de verschillende vergadersjablonen in kunnen voeren om niet steeds alles opnieuw te hoeven ontwerpen. De veiligheid van de online omgeving is uiteraard essentieel ook omdat je op afstand flexibel wil kunnen werken aan agenda’s en actiepuntlijsten met je collega’s.
De agenda:
De spil van een goed PVP is de agenda. Dit is een sjabloon dat snel en gemakkelijk aan te passen moet zijn voor elk soort vergadering. Ook moet er eenvoudig geschoven kunnen worden met agendapunten en deze moeten kunnen worden gekopieerd naar andere agenda’s. Een goede app maakt het mogelijk om aan ieder agendapunt de relevante vergaderstukken te hangen die je uit het DMS haalt. Dit alles betekent natuurlijk een enorme tijdwinst want het is niet meer nodig om per vergaderdeelnemer een vergaderset samen te stellen, te kopiëren en op de post te doen.
De distributie:
In de beheeromgeving staan alle vergaderdeelnemers bij elkaar. Hierdoor kun je gemakkelijk de agenda versturen naar hun individuele documentboxen. Verzoeken om bevestiging of feedback moeten meegestuurd kunnen worden. Bevestigingen en reacties van deelnemers komen zo ook weer binnen in de beheeromgeving. De communicatielijnen
worden op deze manier veel korter. Heb je de agenda met de vergadersets verstuurd maar moeten er nog zaken veranderd worden? Met een goed systeem hoef je niet een nieuwe set te maken en te versturen maar kun je wijzigingen gewoon in de agenda doorvoeren en de set opnieuw versturen.
De vergadering:
Een goed vergaderplatform geeft jou de mogelijkheid om ook tijdens de vergadering notulen, besluiten en actiepunten vast te leggen en deze zo nodig in de beheeromgeving verder uit te werken. Zo blijft alles bij elkaar en overzichtelijk en bovendien veilig! Een goede applicatie heeft namelijk een eigen in-app annotatie tool. Na de vergadering maak je het verslag die je toevoegt aan de vergaderset om deze compleet te maken. Je bouwt zo automatisch je archief op. Een goede vergadertool zorgt ervoor dat informatie gemakkelijk maar ook zo veilig mogelijk beschikbaar is.
De Briefcase/Dagmap/Termijnmap:
Stel, je leidinggevende vergadert veel op andere locaties en hij of zij is gewend dat jij hiervoor de relevante vergaderstukken verzamelt en beschikbaar stelt dan kan een goed PVP ook hier uitkomst bieden. Het geeft je de mogelijkheid om een persoonlijke vergaderset voor de betreffende dag met tijdsindeling digitaal samen te stellen. Als hij of zij dan collegiaal overleg heeft met iemand binnen de organisatie die ook over een Dagmap beschikt dan is deze informatieset heel handig naar de dagmap van de collega te kopiëren zodat ze beiden over dezelfde informatie beschikken. Als hij dan vervolgens annotaties met je deelt kun je bijna realtime deze vergadering uitwerken.
De juiste tool zorgt voor enorm veel tijdswinst, betere communicatie en de mogelijkheid tot flexibel (samen)werken.
Voor je leidinggevende en bedrijf betekent dit enorm veel besparing in alle opzichten. Bovendien geeft het jou de controle en de verantwoordelijkheid die bij Het Nieuwe Werken aansluit. Dus start met papierloos vergaderen!
Marieke van Oostende heeft dit artikel geschreven voor het PA magazine, uitgave maart 2013.
Wil jij ook graag het PAmagazine ontvangen vraag dan een PaCard aan zodat ook jij het magazine 4 keer per jaar krijgt toe gestuurd!