Salarisadministratie uitbesteden of zelf aan de slag?
Hoe maakt u de juiste keuze?
Salarisadministratie uitbesteden speelt een steeds belangrijkere rol in de bedrijfsvoering van menig organisatie. Bedrijven besteden steeds meer bedrijfsprocessen uit die niet tot hun kerntaken behoren zoals salarisverwerking, drukwerk of arbodienstverlening. Dit resulteert vrijwel altijd in minder kosten, meer flexibiliteit en een waarborging van kwaliteit. In de praktijk blijkt dat salarisadministratie uitbesteden echter niet bij iedere organisatie past. Een goede voorbereiding is dan ook de eerste stap om tot een weloverwogen keuze te komen. Wij zetten een aantal praktische zaken voor u op een rij om u te helpen bij het maken van de juiste keuze.
Waarom de salarisadministratie uitbesteden?
Het is belangrijk om vooraf te bepalen hoe u als organisatie tegen uitbesteden aankijkt. Ook het is goed om vooraf vast te stellen wat uw eisen en wensen zijn. En hier ook uw toekomstplannen in mee te nemen. Doe dit samen met verschillende collega’s, zet dit op papier en ga hier verder mee aan de slag.
Een belangrijke vraag die bij salarisadministratie uitbesteden centraal staat, is: wat gaat u zelf doen en wat wilt u uitbesteden? Dit is afhankelijk van het aantal P&O-medewerkers en hun kennisniveau en specialisme. Belangrijke vragen zijn:
- Kunt u de continuïteit van uw salarisadministratie bij ziekte of verlof waarborgen?
- Welke eisen stelt u aan de kwaliteit van uw salarisverwerking?
- Lukt het u om op de hoogte te blijven van actuele verandering in wet- en regelgeving?
- Weet u wat veranderingen in wet- en regelgeving voor uw salarisadministratie betekenen en hoe deze verandering in uw salarissysteem kunt doorvoeren?
- Voldoet u aan alle eisen op personeels- en salarisgebied?
- Heeft u voldoende tijd om de loonadministratie uit te voeren?
Wellicht heeft u al deze punten op orde, maar wilt u juist meer tijd hebben om uw personeelsbeleid vorm te geven. Maar het kan ook zijn, dat het voor u lastig is om deze aandachtspunten met uw team in te vullen.
In welke mate wilt u salarisverwerking uitbesteden?
Met een goede voorbereiding bepaalt u de koers voor uw organisatie. Als de koers helder is, is het tijd voor de volgende stap. Bepaal in welke mate u de salarisadministratie wilt uitbesteden. Wat is voor u de beste oplossing? De administratie zelf doen of uitbesteden?
1. Uitbesteden
Indien u alles uitbesteedt, weet u zeker dat uw salarisadministratie in goede handen is. De regelgeving is behoorlijk complex en vraagt een behoorlijke mate van vakkennis. Als u de salarisadministratie uitbesteedt, is dit geborgd. Het grote voordeel van uitbesteden is, dat u zelf geen (salaris)administrateur in dienst hoeft te hebben. U kunt zich richten op uw kerntaken en bent van alle zorgen af. U heeft geen omkijken meer naar de loonadministratie. De loonstroken en jaaropgaven worden voor u gemaakt. Een ander voordeel is, dat u ook wordt geholpen bij in- en uitdiensttredingen en het verzorgen van uw ziekmeldingen. Ook kunt u al uw vragen op het gebied van HRM, UWV of arbeidsrecht eenvoudig stellen.
2. Zelf doen
Wanneer u ervoor kiest om de salarisadministratie zelf te voeren is het van belang om salarisadministrateur in dienst te hebben met voldoende vakkennis en een back-up voor als deze persoon weg valt. U doet de salarisadministratie online of gebruikt uw eigen software en hardware. U bent zelf verantwoordelijk voor een juiste toepassing van wetgeving en voor eventuele software updates. Als er op uw organisatie een CAO van toepassing is, moet u hier ook in uw salarisadministratie rekening mee houden.
3. Flexibele salarisadministratie: een combinatie van zelf doen en uitbesteden
Het is tevens mogelijk om een combinatie te hanteren: salarisverwerking uitbesteden waarbij u zelf taken vervuld via online salarisadministratie programma’s. Dit is voor veel bedrijven een goed alternatief. De online salaris software draait op een webserver en is via internet op elke locatie bereikbaar. U bepaalt zelf waar en wanneer u de online loonadministratie uitvoert en u hoeft geen updates te installeren.
Flexibele salarisadministratie wint snel aan populariteit, omdat u maximaal flexibel bent in iedere situatie. Is uw salarisadministrateur ziek? Uw salarisadministratiepartner neemt over het algemeen vanaf zijn eigen locatie uw salarisverwerking over, zodat uw medewerkers toch op tijd hun salaris krijgen. Deze vorm van salarisverwerking heeft nog een groot voordeel. U beschikt altijd online inzicht in uw administratie in een grote diversiteit aan overzichten.
Wat betekent de keuze voor uw organisatie?
Een goede voorbereiding zorgt ervoor dat u de juiste keuze voor uw organisatie kunt maken. Doet u alles liever zelf? Dan is het belangrijk om zelf de continuïteit en kwaliteit van uw salarisadministratie te borgen. Kiest u voor (volledig) uitbesteden, dan kan uw organisatie alle aandacht richten op haar kernactiviteiten. Ons advies is om te investeren in een langdurige relatie met de salarisadministratieorganisatie. Op deze manier ontstaat een volwaardig partnership, waarin intensief samenwerken centraal staat.