Bij het organiseren van een event komt heel wat kijken. Niet alleen bij grote event, maar ook bij kleine interne events zijn er toch heel wat zaken waar aan gedacht moet worden en die geregeld moeten worden.
Een aantal punten waar u rekening mee moet houden zijn bijvoorbeeld:
- Voor wie is het event bedoeld
- Waar met het event plaatsvinden
- Wanneer gaat het event plaatsvinden
- Hoe ga ik de juiste doelgroep informeren over het event
- Wat heb ik allemaal nodig op het event zelf
Dit is slechts een kleine opsomming van een waslijst aan aandachtspunten.
Hoe breng ik een event onder de aandacht?
Wanneer u een publiek event moet organiseren zijn er ook weer tal van mogelijkheden om de doelgroep te informeren en wellicht nog belangrijker ze te enthousiasmeren. Een manier om de aandacht op jouw event te vestigen is om posters te laten drukken en te verspreiden bij gelijksoortige events. Hier treft u over het algemeen direct de juiste doelgroep en u kunt ze hier dan direct enthousiast maken voor een volgend event, namelijk dat van jou!
Het event is aangebroken wat nu?
Ook op de dag zelf is het natuurlijk belangrijk dat alles goed verloopt en dat de bezoeker het niet doorheeft als kleine dingen niet helemaal lopen zoals gepland. Het maken van een draaiboek is dan in ieder geval een aanrader. Ook de routing van de gasten naar de juiste plek kan veel chaos voorkomen. U kunt dit bijvoorbeeld doen door de juiste bewegwijzering aan te brengen bijvoorbeeld aan de hand van een roll-up banner drukken bij reclameland. Deze plaatst u gemakkelijk op de locatie en zorgt er voor dat de bezoeker niet hoeft te zoeken.
Dit zijn zoals aangegeven slecht een paar puntjes die aandacht nodig hebben. Tip! Begin tijdig met de organisatie, zodat u niet in tijdnood komt. Dit voorkomt stress en zorgen er voor dat het organiseren van een event leuk is!