In een interview voor het PA magazine vertelt Els van den Bosch Els over haar functie als management assistente bij Bosch Transmission Technology in Tilburg. Het bedrijf is onderdeel van het Bosch concern met hoofdkantoor
in Duitsland; bij de meesten vooral bekend via de consumenten producten gemaakt. Deze worden
gebruikt voor transmissies in auto’s. Officieel heet dit Continuous Variable Transmission.
Een hoogwaardig high tech product. Sinds enig tijd staat er ook een fabriek in Vietnam.
Naam: Els van den Bosch
Leeftijd: 63 jaar
Hobby’s: fietsen, wandelen, reizen, lezen, kleindochter
Functie: Management Assistent bij Bosch Transmission Technology
Sinds: 2008
Opleiding: HBS, Schoevers Directiesecretaresse
Je werkt voor de Vice President Engineering, welke werkzaamheden
horen er bij jou functie?
“Naast alle voorkomende werkzaamheden zoals het plannen en voorbereiden van vergaderingen, het bijhouden van de agenda , het boeken van reizen en organiseren van bezoeken vind ik één van mijn belangrijkste taken het op de hoogte blijven van interne ontwikkelingen. Ons bedrijf groeit nog steeds en je staat iedere keer voor nieuwe uitdagingen. De ontwikkelingen volg ik door veel te lezen en de informatie uit de dagelijkse ochtendsessies met mijn manager.De omgeving waarin ik werk is erg technische en specialistisch. Het fysiek bijwonen van vergaderingen heeft meestal weinig zin. Bovendien bestaan de verslagen meestal uit een to do lijst. Kort maar krachtig. Om iedereen binnen onze afdeling op de hoogte te houden van elkaars activiteiten ben ik een aantal jaren geleden gestart met de nieuwsbrief ‘Engineering’. Zoals in de meeste bedrijven vindt ‘men’ dat de communicatie beter zou moeten. Het voorziet in een behoefte; de medewerking verloopt soepel. Daarnaast zit ik in een werkgroep die verantwoordelijk is voor nieuwjaarsrecepties en evenementen. Dit jaar vieren wij de productie van de 25 miljoenste duwband. Samen met het organiseren van klantenbezoeken kan ik mijn ‘regelkwaliteiten’ hier goed kwijt.
Brengt het werken bij een Internationaal bedrijf zaken of problemen met zich mee waar je toch rekening mee moet houden?
“Onze klanten zitten voornamelijk in Azië. Noord- en Zuid Amerika zijn in opkomst. Eén van de dingen waar je rekening mee moet houden zijn cultuurverschillen. Wij zijn samen met de Amerikanen vrij direct in onze communicatie, maar in de meeste landen kun je beter niet meteen to the point komen. Ook gezagsverhoudingen zijn anders dan bij ons, veel formeler. Ik moet niet proberen om een Japanse klant die ik nooit heb ontmoet vrolijk en met uitgestrekte hand te verwelkomen. Die zou niet weten wat hem overkomt. Ook de contacten met collega-secretaresses uit Duitsland moeten langzaam groeien. De periode van Frau naar dutzen duurt een tijdje. Er zijn in Tilburg gelukkig expats werkzaam uit verschillende landen. Van hen kun je veel leren.
Je twijfelde even of je wel mee wilde werken aan een interview omdat je het eindelijk niet zo nodig vindt om op de voorgrond te treden maar dat met name de slag die jullie nog te slaan hebben op jouw vakgebied voor jouw een reden is om toch mee te werken. Leg eens uit?
“Bosch is een prettig en modern bedrijf volop in ontwikkeling met enthousiaste collega’s maar misschien juist wel door al die ontwikkelingen op technisch en commercieel gebied is de secretaressefunctie nog steeds niet echt in beeld. We werken binnen Transmission Technologie met 10 secretaresses. Communicatie en onderling overleg tussen de secretaresses kan veel beter. De afstand lijkt nog groter omdat we vanuit twee gebouwen opereren. Dat is jammer want tijdens ons tweemaandelijks gezamenlijk overleg blijkt dat elke secretaresse haar eigen kwaliteiten heeft en nuttige informatie. We werken nu te veel vanuit twee eilandjes en maken te weinig gebruik van elkaars expertise. Ik heb hiervoor 4 jaar als interim gewerkt dus weet uit ervaring ook hoe anders het kan. Ik heb daarom een training aangevraagd met als speerpunt ‘samenwerken’. We hebben inmiddels van een extern bedrijf een aantal sessiesgehad en in het najaar volgen er nog twee. Je merkt absoluut dat de wil er bij iedereen wel is, maar het is lastig om ingesleten patronen te doorbreken. De rol van de secretaresse is de laatste jaren heel erg veranderd maar hier zijn we met die veranderingen nog niet aan de slag. Ook het management heeft nog geen reëel beeld welke competenties secretaresses moeten hebben en wat er van hen verwacht kan worden De secretaresse van nu is niet meer de secretaresse van tien jaar geleden die vooral deed wat haar werd opgedragen. Het zijn veel meer management ondersteuners waar je best wat van mag verwachten dat maakt de functie mijn inziens ook veel interessanter. Mijn manager staat open voor veranderingen, maar ook voor hem is het zoeken”.
Er wordt bij Het Nieuwe Werken veel meer gestuurd op output. Er worden afspraken gemaakt en targets gesteld. Dat zou voor het management wellicht een goed handvat kunnen zijn, maar dat zal nog wel niet bespreekbaar zijn of wel?
“Nee, dat is echt nog een brug te ver. We werken ook nog niet standaard met laptops en dat is toch wel een minimale vereiste voor Het Nieuwe Werken. Ik heb wel eens gevraagd of ik vanuit huis aan iets mocht werken dat zo snel mogelijk af moest zijn maar dat zag mijn manager niet zitten. Jammer natuurlijk want thuis ben je doordat je niet gestoord wordt in dezelfde tijd veel productiever”.
Je bent inmiddels 63 heb je nog zin om die kar te trekken?
“Ik werk met heel veel plezier en moet er nog niet aan denken dat ik over 2 jaar met, zoals ze dat zo mooi noemen, ‘pensioen ga’. Ik merk wel dat naarmate je ouder wordt je anders tegen zaken aan kijkt. Ik delegeer makkelijker en kaart verbeterpunten aan . Sommige collega’s gaan daar in mee en anderen niet. Vroeger zou ik me daar enorm druk om hebben gemaakt, maar dat ik voorbij. Als het kleinschalig wordt opgepakt ben ik ook tevreden. De gedrevenheid om het vak binnen ons bedrijf promoten blijft wel.
Hoe zie jij de toekomst van het vak?
“De rol van de secretaresse verandert en ik denk dat de ontwikkeling in het vak wel degelijk vraagt dat je jezelf blijft ontwikkelen en specialiseren. Ik heb, doordat het bedrijf waar ik werkte, 8 jaar geleden failliet ging een kleine 4 jaar als interim via een uitzendbureau gewerkt. Ik heb nooit moeite gehad om aan werk te komen. Deels had dat te maken met het feit dat ik een behoorlijk netwerk had opgebouwd in de jaren dat ik regioteamlid en landelijk secretaris bij de NVD was, maar anderzijds heb je het ook zelf in de hand. Ik zie nog wel eens dat werkzoekenden een enorm eisenpakket hebben maar die tijd dat we ons dat konden veroorloven is voorbij. Je moet je verwachtingen ook bijstellen. Ik heb wel altijd een redelijk basissalaris gevraagd, want je weet zelf heel goed wat je waard bent, maar ook daarin moet je flexibel zijn. Het was leuk en heel leerzaam om op interim basis te werken. En je weet nooit hoe het loopt want uiteindelijk heb ik er een geweldige vaste baan aan over gehouden terwijl ik destijds ook al 58 was!”