De verschillende werkzaamheden van secretaresses

De verschillende werkzaamheden van secretaresses

Zoveel verschillende bedrijven met veel verschillende soorten functies en secretaresses. Maar wat zijn nou eigenlijk de meest voorkomende werkzaamheden in het algemeen? En van de directiesecretaresse, office manager, de personal assistent, medisch secretaresse en de management assistent? Zijn jullie op zoek naar een nieuwe secretaresse? Bekijk dan eerst welke werkzaamheden er uitgevoerd moeten worden en zoek daar dan de juiste secretaresse bij. Wij hebben alvast het een en ander voor jullie uitgezocht!

Secretaresse algemeen
Als we alle secretaresse functies samen nemen, dan zijn dit de meest voorkomende werkzaamheden

  1. Telefoneren
  2. Agenda beheer
  3. E-mail afhandeling
  4. Correspondentie
  5. Gasten ontvangen
  6. Archiveren
  7. Notuleren

Net genoemde werkzaamheden worden in de meest gevallen door alle secretaresses uitgevoerd. Hieronder zal een overzicht gegeven worden van de meest voorkomende werkzaamheden, naast net genoemde werkzaamheden, per secretaresse functie.

Directiesecretaresse & Management assistent
Nu door naar de directiesecretaresse. De directiesecretaresse is, zoals de naam al zegt, de steun en toeverlaat van de directie. Zij regelt alles voor de directeur/manager en bepaalt wie en wat er wel en niet terecht komt bij de directeur/manager. Hier een rijtje met de meest voorkomende werkzaamheden

  1. Agendabeheer manager
  2. Voorbereiden vergaderingen en bijeenkomsten
  3. Contacten met andere afdelingen
  4. Brainstormen samen met de directeur/manager
  5. Bepalen wat er wel en niet bij de directeur/manager terecht komt

Office Manager
De Office Manager voer niet alleen zakelijke taken uit, maar verricht daarnaast ook personele taken.

  1. Regelen personeelsadministratie
  2. Facilitaire zaken binnen het bedrijf/de afdeling
  3. Aansturing secretariaat

Personal assistent
De personal assistent ondersteunt iemand bij zijn of haar dagelijkse bezigheden. In het bedrijfsleven betekend dit naast de bovengenoemde, meestvoorkomende taken met name:

  1. Huishoudelijke taken
  2. Bezoek stomerij
  3. Zorgen voor eten/drinken
  4. Betalen van rekeningen en afhandelen financiële zaken
  5. Boeken van vluchten en hotels

 Medisch secretaresse
De taken van een medisch secretaresse komen gedeeltelijk overeen met de andere functies, maar wel is er een bepaalde specialisatie vereist. De meest voorkomende werkzaamheden zijn

  1. Afspraken maken met patiënten
  2. Verzorgen van het spreekuur
  3. Informatie verstrekken
  4. Arts informatie verstrekken over de patiënten

En herken je jezelf in een van bovenstaande functies? Zo niet, welke werkzaamheden horen er dan bij jouw functie? En wat denk je, zijn de functies van een secretaresse nog in te delen in bepaalde werkzaamheden, of loopt alles tegenwoordig door elkaar heen?

Delen